Herramienta gratis de Gestión Documental e Instalación

La necesidad de un gestor documental o un repositorio documental en tu lugar de estudio o trabajo, se intensifica al tener cientos y miles de documentos que son importantes pero al mismo tiempo difíciles de encontrar y clasificar. El poco tiempo que tienen ahora las personas para hacer sus cosas incrementa aún más este problema, dejando nuestros computadores llenos por todos lados de documentos, textos, artículos, revistas y todo tipo de contenidos digitales, y sin la menor idea de donde puede hallarse.

Un repositorio documental, es una herramienta muy útil que sirve para gestionar adecuadamente los documentos que generamos o recibimos a diario en nuestros PC’s, mediante el uso de meta datos, etiquetas, autores, fechas, permisos y una cantidad de opciones bastante amplia.

En este artículo les comparto una herramienta de software libre, que sirve para tener un repositorio documental en nuestros computadores, no importa si es Windows o Linux, en ambos funciona igualmente. Y la forma en que se instala y se pone en marcha. Antes de proceder con la instalación puedes ver un DEMO para probarlo antes de…. http://demo.openkm.com/OpenKM/com.openkm.frontend.Main/index.jsp

OpenKM – Manual de Instalación

Segun el sitio oficial “OpenKM se centra en crear un Sistema de Gestión Documental Open Source, que debido a sus características, puede usarse tanto en grandes empresas como en las PYMES. Es una herramienta muy útil para Gestión del Conocimiento, proporcionando una alternativa flexible y con menores costes que otras aplicaciones propietarias.

El uso de un Sistema de Gestión del Conocimiento en la empresa ayuda a gestionar, de forma más eficiente, la inteligencia colectiva que reside en los recursos humanos de la compañía; esto implica un incremento de la productividad a corto plazo. A través de estos sistemas, tanto la información como el conocimiento generado en la organización, están disponibles globalmente.”

Aparte de esta concisa definición, puedo decir que un sistema de este tipo es ideal también para entidades como colegios y aún más para Universidades, ya que allí se genera mucho conocimiento que merece ser bien clasificado y tener una disponibilidad adecuada para las personas interesadas.

Intalación

En Windows:

Lo primero que debes hacer es Descargar Gratis el OpenKM desde este enlace

Lo segundo es instalar el JDK de Java. Si tienes instalada la última versión, omite este paso, sino es así descárgalo desde http://java.sun.com/javase/downloads/index.jsp e instálalo para proceder con la instalación del OpenKM.

A continuación, lo único que tenemos que hacer es descomprimir el archivo del OpenKM, preferiblemente en tu disco de instalación de Windows, pero donde lo hagas no afectará la correcta función del software. Al tenerlo descomprimido, entramos a la carpeta C:\jboss-4.2.3.GA\bin\ y allí buscamos el archivo “run.bat” y lo ejecutamos. Se abrirá una ventana que cargará una serie de datos necesarios para la correcta funcionalidad del servidor. Luego entramos a cualquier navegador como firefox, o google chrome y entramos a la siguiente dirección http://localhost:8080/OpenKM/

Allí ingresamos con los siguientes datos:

  • Usuario: okmAdmin
  • Contraseña: admin

Y ya tienes el sistema instalado para que lo explores y le des el uso que quieras. Si quieres que tu servidor sea accesible desde internet, debes abrir en tu router o modem el puerto 8080 y entrar mediante tu dirección IP Pública seguida del puerto. Si tienes dudas acerca de esto no dudes en contactarme o dejar un comentario con la pregunta.

En Linux:

Lo primero que debes hacer es Descargar Gratis el OpenKM desde este enlace

Luego debes tener el JDK instalado. Si no lo tienes instátalo desde el terminal con el siguiente comando:

sudo aptitude install sun-java6-jdk

Luego de esto, descomprimimos el archivo descargado del OpenKM con el siguiente comando:

sudo tar -xvf OpenKM-4.0-JBoss-4.2.3.GA.zip

Sino te funciona el anterior intenta con:

sudo unzip OpenKM-4.0-JBoss-4.2.3.GA.zip

Ahora mueve la carpeta descomprimida desde tu directorio actual al directorio /opt con el siguiente comando: (en mi caso lo descomprimí en el escritorio)

sudo mv /home/juan/Escritorio/jboss-4.2.3.GA /opt/

Luego entramos por la consola hasta el nuevo directorio /opt/jboss-4.2.3.GA/bin y buscamos el archivo “run.sh” y lo ejecutamos con el siguiente comando:

sudo ./run.sh

Al ejecutar el comando, ya podemos ingresar por cualquier navegador como Firefox o Google Chrome mediante la siguiente dirección http://localhost:8080/OpenKM/

Allí ingresamos con los siguientes datos:

  • Usuario: okmAdmin
  • Contraseña: admin

Y ya tienes el sistema instalado para que lo explores y le des el uso que quieras. Si quieres que tu servidor sea accesible desde internet, debes abrir en tu router o modem el puerto 8080 y entrar mediante tu dirección IP Pública seguida del puerto. Si tienes dudas acerca de esto no dudes en contactarme o dejar un comentario con la pregunta.

Un agradecimiento especial para los desarrolladores del OpenKM por brindar herramientas de software libre de este tipo y de una gran utilidad para las personas. Todos apoyando el Software Libre!!!

Si tienes dudas con respecto a cualquier aspecto de instalación o puesta en marcha, descritas en este artículo, no dudes en dejar un comentario.

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Acerda de Juan Sebastián

Ingeniero de Sistemas y Telecomunicaciones de la Universidad de Manizales (Colombia) con énfasis en Redes y Seguridad Informática. Creador y administrador de ComuSOFT.com y apasionado del mundo de las redes de telecomunicaciones, el Software libre, Linux y la Seguridad de la Información. Actualmente me desempeño como Help Desk Engineer en una importante Multinacional de Seguridad Informática en Latino América. En lo que pueda colaborarte, lo haré con gusto!
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53 Respuestas

  • christian says:

    hola, una pregunta ¿Una vez instalado en sofware, es necesario que este conectado a internet, lo puedo trabajar en modo local (sin internet)? gracias

    • ju4ns3 says:

      Saludos Christian, no es necesario que estés en internet. Lo puedes instalar localmente y trabajar en el. Lo que si tienes que tener acceso es por lo menos a la red local, pero funciona tanto en internet como localmente. Saludos!

      Si tienes más dudas no dudes en comentar, gracias por visitar el sitio!!

  • Edgar says:

    Buenas noches
    Acabo de instalar el software y lo estoy explorando me gustaria saber si para buscar algun archivo debo de especificar la extencion del mismo.
    Muchas gracias Excelente aporte

  • ju4ns3 says:

    Edgar, no es necesario buscar por la extensión. El motor de búsqueda del sistema permite buscar por casi cualquier cosa, ya que también busca por el contenido del documento que se suba.

    Espero te sea muy útil y gracias por tu visita.

  • Yuha says:

    Hola!
    En primer lugar gracias!!! pregunta tonta…. ¿se puede realizar la instalación de este repositorio documental en un servidor web?, es decir, quiero agregar un repositorio documental (gratuito) en la página web que tengo (es una ONG) con su hosting, bases de datos, ancho de banda necesario, etc, etc. ¿es posible? ¿conoces sino alguna alternativa para poder instalarlo en el hosting?

    Gracias!

  • @Yuha: Para nada es una pregunta tonta…. yo también me la hice en algún momento y pregunté a varios profesionales y hasta en los foros de la herramienta y las noticias no fueron muy buenas… a no ser que seas el dueño de tu propio servidor de Hosting y tengas acceso a los directorios de instalación, no se puede hacer.

    Las soluciones, es precisamente que tengas tu propio servidor web donde hagas lo que quieras hacer. O que desde tu hosting tu solicites el servicio y te puedan dar alguna solución. También puedes buscar información sobre un servicio llamado SaaS (Software as a Service) que fue una de las soluciones que me brindaron amablemente en los foros que pregunté.

    La última solución es la más fácil.. instalarlo en un servidor cualquier y darle acceso desde internet, que a la final fue lo que me tocó hacer a mi en mi trabajo.

    Espero haber sido claro, si tienes mas dudas no dudes en comentar… saludos y gracias por tu visita!

  • Pingback: Guardar y/o Borrar de forma segura la Información en nuestros PC's - ComuSOFT.com

  • Israel says:

    Hola tendran una manual de instalacion y uso de OpenKm, gracias.

  • Meiga says:

    ¿se puede usar openkm en un sólo ordenador, es decir puedo usarlo para gestionar mis propios documentos sin servidor, pejm en una red de 4 ordenadores que compartamos los documentos entre los 4 y que se encuentren en mi ordenador? Lo digo por que lo he instalado y todo va bien hasta llegar a la dirección para activarlo que no hace nada.

  • Juan says:

    Hola muchas gracias por el apolictivo, esta muy interesante, quería saber si de puden crear verios usuarios con perfiles diferentes, gracias por su respuesta.

  • Enrique says:

    Buenos días,

    Aun no lo he descargado ni trasteado con él.

    Una pregunta por confirmar, yo le puedo indicar al gestor documental que trabaje (Inventarie) unicamente la carpeta o carpetas que yo le indique. En su defecto, si no es posilbe a nivel de carpeta; puedo indicarle que inventarie una determinada unidad mapeada.

    Gracias.

  • Franco says:

    Hola

    Antes que todo, muy buena la aplicacion.

    Cuando creo a un usuario todo bien,
    pero luego, cuando cierro la consola (run.bat) y la abro nuevamente, luego abro nuevamente el explorador con la aplicacion, el usuario no existe.

    • Hola Franco, lo que tienes que hacer es lo siguiente:

      Busca el archivo OpenKM.cfg y busca la propiedad hibernate.hbm2ddl…..

      Cambia el valor de “create” a “none”

      Guarda los cambios y listo. Con esto se le dice a la base de datos que cuando se ejecute el servidor no se cree de nuevo la BD sino que la deje como estaba. Si tienes problemas de nuevo deja otro comentario 🙂

  • Franco says:

    Ese es el tema.

    Cuando cierro el run.bat, los usuarios o perfiles no se guardan, que puedo hacer?

    gracias!

  • Hola Franco, en el comentario anterior te dejé las instrucciones.. te las escribo de nuevo:

    Dentro de las opciones de configuración o administración del OpenKM busca la base de datos y luego busca la propiedad hibernate.hbm2ddl

    Cambia el valor de “create” a “none”

    Guarda los cambios y listo.

  • Franco says:

    si si, funciono perfect.

    Lo que si tengo otra consulta.

    Hay un archivo que, al pareser lo bloquie.
    Y no lo puedo borrar, ya que no me da la opcion. como que esta bloqueado.

    • Franco says:

      Me dice que el node esta bloqueado.

      Hay alguna forma de borrarlo en el sistema
      quisas borrar el archivo fisicamente, pero, no se donde se aloja ademas no se guarda como un excel (xls)

      gracias!!

      • Pues la verdad ya sería buscar dentro de los archivos este que tu dices y tratar de eliminarlo físicamente.. de todas formas si no afecta en la utilidad del programa, intenta dejarlo así, sino miramos la forma 🙂

        • Franco says:

          Si creo que tienes razon.

          Estimado, tengo otra consulta,
          Estoy dentro de una red y quiero usar mi PC con la aplicacion para que los demas, vean la aplicacion.

          El tema esta en que cuando otro usuario coloca la URL: http://MI_IP:8080/OpenKM/frontend/index.jsp

          No puede ver la aplicacion. Tengo mi firewall abajo.

          gracias

          • Así el Firewall esté desactivado tienes primero que fijarte si ese puerto no está siendo usado por ninguna otra aplicación y segundo, el puerto tiene que estar habilitado en el router al que están conectados los demás equipos.

            Revisa en la configuración de tu router que el puerto 8080 esté habilitado para todos los usuarios de la red. Sino es así debes habilitarlo.

            Saludos!

          • Franco says:

            Exacto, lo que pasa es que la configuracion que mencionas es cuando desde fuera (internet) quieres acceder a la aplicacion (itulizando la IP publica), pero en este caso estoy dentro de una red.

            Necesito que internamente a nivel de red, puedan acceder a la aplicacion. Por ejemplo tengo tambien instalado apache y cuando los demas acceden con:
            http://MI_IP:80/ pueden ver el index del apache. pero cuando colocan http://MI_IP:8080/OpenKM/frontend/index.jsp, no la pueden ver

            Tendre acaso que configurar el JBoss?

            PD: El envio de un PC A al PC B (PC que tiene la aplicacion) , pasa solo por un switch, por tanto, la llamada no pasa por el router

            Gracias!!!!Juan! S.

          • Te entiendo, si todos tienen acceso a la red y pueden ver el apache entonces es extraño que no puedan ver la aplicación. Intenta añadiendo la excepción al FireWall, y no estoy seguro, pero creo recordar que dentro de la administración de la aplicación hay algo que permite que sea visto por la red. No estoy seguro pero podrías mirar.

            Lo de la configuración de jBoss te cuento que cuando hice la instalación en una red local en mi Universidad no tuve problemas ni tampoco configuré esto, por lo que podría descartarse como el error.

            Revisa también posibles políticas de seguridad que tengan los equipos de tu empresa o en la red en la que estés trabajando, cualquier cosa es posible para que no puedas acceder desde otros equipos. Si se me ocurre algo más te lo haré saber 😉

  • Franco says:

    Como dato adicional:

    telnet localhost 80 ok
    telnet MI_IP 80 ok
    Usuarios pueden ver el index del apache que sale por el perto 80

    telnet localhost 8080 ok
    telnet MI_IP 8080 NO OK

    Usuarios no pueden ver la aplicacion desde otros PC’s indicando mi IP

    De antemano, Gracias por las respuestas 🙂

    • Bueno la prueba funciona muy bien con el puerto 80.. tienes más servicios que puedas probar en ese servidor??? por ejemplo MySQL, o FTP, un Proxy?? desde equipos clientes???

      Se me ocurrió que quizás otra aplicación esté usando el puerto 8080… quizás el IIS o no se.. usa el comando netstat en la consola para averiguarlo 😀

      • Franco says:

        emm, probe con telnet y ningun servicio esta usando el puerto 8080 🙁

        Me tinca que, la aplicacion esta configurada solo para localhost, prueba de ello es que, cuando corro el run.bat:

        telnet localhost 8080 OK
        telnet MI_IP NO OK //Siendo que me deberia responder

        pero segun tus comentarios, los demas PC deberian poder ver la aplicacion, esto es rarisimo

        gracias!

        • La aplicación funciona perfectamente en la red, yo mismo lo comprobé al recibir al rededor de 20 usuarios conectados desde diferentes equipos… estoy casi seguro que hay otra aplicación que está interfiriendo.. o algo en la configuración debe faltar.. Voy a Instalarlo en mi red y te comento! 🙂

          • Franco says:

            mas raro aun!

            Podrias hacer la prueba en tu red

            desde el pc el cual tiene instalado la aplicacion, hacele un telnet pero no al local host, sino a la IP

            telnet TU_IP 8080

            y me cuentas

            gracias, por las respuestas

          • Franco, te comento que realicé la instalación (sin ningún otro servicio activo por cierto) en mi red y funciona sin problemas desde otros equipos… creo que el problema resultará ser alguna restricción o algo que está haciendo interferencia….

            Ya probaste desde internet?? es decir, desde una dirección pública ajena a tu red?

  • Franco says:

    Estimado

    Ya lo pude realizar.

    El problema era el puerto.
    Aca les dejo un link con mas información.

    http://wiki.openkm.com/index.php/Quick_Install

  • Jorge says:

    Juan sebastian tengo un problema, lo ejecute de manera local en una maquin acon windows 7 y funciono correctamente.

    Despues de eso lo intente instalar en un server 2008 pero no me funciona al intentar entrar por la ip me dice que la aplicacion no esta disponible.

    Si solo hago http://ipdelserver:8080

    me muestra unos accesos a la consola de administracion de java y tomcam y otros.

    Si lo hago local tampoco me funciona.

    Ya agregue las reglas en el firewall y sigue igual

    El sitio responde pero no me deja acceder exactamente al openkm

    Otra pregunta, los add-ins disponibles en la pagina del openkm para descargas, como se configuran

    Muchas gracias

    Espero Respuestas.

  • Doriceli says:

    ¿Aún sigues manejando OpenKM? soy nueva administrando el sistema y tengo problemas para configurar o corregir errores que presenta como cuando se ingresa con una cuenta de usuario y presenta error, y nose en que parte se cambian los privilegios de roles (desde la consola de linea de comandos, ya que la manera gráfica, es decir WEB, en la parte de workflow yambien presenta error HTTP-500) Te agradecería mucho tu ayuda.

    Gracias!!

  • Doriceli says:

    Se me olvidó mencionar que el OpenKM se encuentra sobre Linux

  • Tolo says:

    El JBoss me arranca con errores, ¿debo configurar variables de entorno?

  • Jose says:

    Cuando voy a ejecutar el archivo run.sh me sale un error: Permission Denied
    Y estoy ejecutandolo como root. Estoy haciendolo remotamente.

  • Gabriel says:

    Hola.
    Tengo el mismo problema que Tolo. La cuestión es que al arrancar el run.bat sin el argumento -b 0.0.0.0 me ejecuta sin problemas y puedo usar el OpenKM sin problemas en http://localhost:8080/OpenKM/, pero mi jefe necesita poder acceder a mi OpenKM desde su máquina, pero al ejecutar run.bat con el argumento -b 0.0.0.0, la consola muestra excepciones y el servidor es arrancado de manera incorrecta por lo que no puedo ni siquiera acceder a http://localhost:8080/OpenKM/. Ayúdeme por favor!!! Me urge!!!

  • eliseo says:

    hola..me podrias indicar paso a paso la instalacion de openkm tengo problemas al instalar no ejecuta el run.bat y no arranca el programa, sera por la descarga de openkm con el jboss 4.2.3.AG

  • Stanley says:

    Buenas tardes amigo yo instale el openKM en windows XP, pero la red tiene un proxy y cuando intento abrir openKM me dice error, asegurese que openKM tenga acceso a internet, entonces hay una manera de que yo pueda configurarle los accesos para el proxy al openKM? muchas gracias. Saludos

  • EDGAR says:

    BUENOS DÍAS AMIGO QUISIERA SABER COMO HACER PARA QUE CUANDO INICIE EL SERVIDOR MI OPENKM GUARDE LA INFORMACIÓN TAL Y COMO ESTA CON LOS USUARIOS Y ROLES QUE TENGO CONFIGURADAS, TAMBIÉN OTRA PREGUNTA COMO PUEDO HACER PARA QUE SE GUARDE TODOS LOS ARCHIVOS PERO EN OTRO DIRECTORIO POR EJEMPLO UN DISCO DURO PARA QUE SE GUARDE TODO LA INFORMACIÓN ALLÍ GRACIAS…

  • CristianC says:

    Hola, tengo un problema y es que cuando intento acceder al programa, ya no entra con este usuario y contrasena. Cuando doy la opcion de recordar contrasena, me aparece este Mensaje: “Failed to send the new password by email” Alguien podria decirme Como hago para recuperar mi password? Agradezco su respuesta!

  • LorenV says:

    En una equipo con Vista64, Java + JDK he instalado el OpenKM, tanto la version 5.0.3 como la 6.2.2. el problema es que una vez en el navegador no deja acceder al programa; en cambio lo he instalado en otro equipo con XP y sin problemas. ¿A que es debido?. Gracias por adelantado.

  • Javier Perez says:

    Hola buen día, estaba trabajando con muy bien con la aplicación OpenKM, y posteriormente me marca error de Comunicación con el servidor y error en la base de datos, espero puedan ayudarme, de antemano gracias saludos

  • Julio says:

    [Scanner]El navegador no tien soporte para java, se a desabilitado la extencion ???
    [Uploader]El navegador no tien soporte para java, se a desabilitado la extencion ???

  • Daniel says:

    Se puede usar para radicar documentos?. Se puede adaptar para las tablas de retención documental en Colombia?



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